Facturer des débours

Un débours est une somme que vous avancez au nom et pour le compte de votre client, puis qu’il vous rembourse à l’euro près : un timbre fiscal, des frais de greffe, une taxe payée pour lui. Ce n’est ni une vente, ni une charge de votre activité — l’argent ne fait que transiter par vous.

Un débours n’est pas soumis à la TVA, ne fait pas partie de votre chiffre d’affaires et se comptabilise dans un compte de passage, pas dans un compte de vente. Altoviz vous permet de le porter sur la facture avec ce traitement.

Débours ou frais refacturés ?

La distinction est fiscale, pas une question de vocabulaire. Une dépense n’est un débours que si toutes les conditions suivantes sont réunies :

• vous agissez en vertu d’un mandat du client, préalable et explicite ;
• la dépense est engagée au nom du client — la facture d’origine est libellée à son nom, pas au vôtre ;
• vous la refacturez pour son montant exact, sans marge ;
• vous pouvez justifier sa nature et son montant (conservez le justificatif).

Tout le reste — vos frais de déplacement, le matériel acheté à votre nom puis revendu, un abonnement que vous répercutez — relève des frais refacturés : ils font partie de votre prix, donc de votre chiffre d’affaires. Ne cochez pas la case « Débours » pour eux.

Exemple	Débours ?
Frais de greffe payés pour l’immatriculation d’un client	Oui
Timbre fiscal acheté pour le dossier d’un client	Oui
Vos frais kilométriques pour vous rendre chez le client	Non
Une pièce achetée à votre nom et posée chez le client	Non
Une facture fournisseur à votre nom, refacturée au client	Non

Enregistrer la dépense avancée

La facture que vous avez payée pour le client s’enregistre comme une Facture fournisseur, en cochant Débours à côté de « Auto-liquidation de la TVA ». La case vaut pour toute la facture :

• TVA : elle n’est pas déductible, la facture étant au nom du client. La TVA qu’elle affiche est intégrée au montant des lignes — le débours vaut ce que vous avez payé, TTC — et le sélecteur de TVA se verrouille.
• Comptabilité : la dépense est portée au débit du compte de débours, le même que celui que crédite la refacturation. Une fois le client facturé, le compte est soldé.
• Charges : la dépense est exclue des charges du tableau de bord et des statistiques de dépenses par classification et par fournisseur.

Renseignez aussi le Client de la facture fournisseur, à côté de l’objet : c’est ce qui permet de vous la proposer au moment de la refacturer.

Refacturer une dépense avancée

Lorsque vous saisissez un devis ou une facture en brouillon pour ce client, un bandeau « N débours à refacturer à ce client » s’affiche sous l’en-tête. Cliquez sur Ajouter : la fenêtre liste ses factures fournisseurs marquées « Débours » et pas encore refacturées. Cochez celles à reprendre, puis Ajouter au document.

Chacune devient une ligne cochée « Débours », au montant payé TTC. Sa désignation reprend l’objet de la facture fournisseur, suivi de sa référence et du fournisseur : « Frais de greffe - Facture F-123 Infogreffe ». La ligne garde le lien avec la facture fournisseur, y compris quand le devis est transformé en facture.

Une facture fournisseur n’est plus proposée dès qu’une facture la reprend — ou, pour un devis, dès qu’un devis ou une facture la reprend. Vous pouvez aussi saisir la ligne de débours à la main, sans passer par la proposition.

La proposition n’apparaît qu’aux utilisateurs qui ont accès aux achats. La liste des factures fournisseurs propose une colonne Client, masquée par défaut, qui signale aussi les débours.

Marquer une ligne comme débours

1. Dans votre facture, ajoutez une ligne pour le montant avancé. Indiquez dans la désignation ce qu’elle rembourse (par exemple « Frais de greffe — immatriculation, avancés pour votre compte »).
2. Cliquez sur Modifier au bout de la ligne pour ouvrir la Modification de la ligne.
3. Cochez Débours. Si vous facturez la TVA, le taux de la ligne passe à 0 % et le sélecteur de TVA se verrouille.
4. Fermez la fenêtre et enregistrez la facture.

Dans le tableau des lignes, une icône d’information apparaît sur la ligne ; la survoler affiche « Cette ligne est un débours ».

La case existe aussi sur les devis et les avoirs, et pour toutes les formes d’entreprise.

Ce qui change

Sur la facture : la ligne est imprimée comme les autres et entre dans le total : votre client vous rembourse bien la somme. Pensez à la signaler dans la désignation.

TVA : la ligne est taxée à 0 %, quel que soit le taux choisi auparavant — l’application l’impose aussi aux documents créés par l’API ou par import. En franchise en base, rien ne change : aucune TVA n’est facturée.

Remise globale : elle ne porte que sur les autres lignes. Une remise de 10 % sur une facture de 1 000 € de prestations et 200 € de débours retire 100 €, pas 120 €. Une remise en montant ne peut pas dépasser le total des autres lignes.

Marge : nulle. Le débours est refacturé au coût, sa ligne ne compte pas dans la marge du document.

Comptabilité : la ligne est portée au crédit du compte de débours (4671 par défaut, modifiable dans Comptabilité), au lieu du compte de vente de sa classification. Le client est débité du total, débours compris.

Chiffre d’affaires : la ligne est exclue du chiffre d’affaires et des marges du tableau de bord, des statistiques par produit, classification, client et collaborateur, et du chiffre d’affaires affiché sur l’aperçu client.

En micro-entreprise : elle est aussi exclue du chiffre d’affaires à déclarer dans Déclarations, du calcul des cotisations estimées et des jauges de Plafonds de la micro-entreprise. Si une facture de 500 € comporte 80 € de débours, seuls 420 € sont comptés lorsqu’elle est encaissée. Le livre des recettes, lui, garde l’encaissement pour son montant total, puisque c’est la somme réellement reçue.

Facturation électronique : la ligne est transmise en catégorie de TVA « exonérée » (E), avec le motif codé VATEX-EU-79-C et la mention « Débours », comme dans l’exemple officiel Factur-X de facture avec débours. Aucune mention d’exonération n’est à ajouter sur le document pour elle. Les débours sont exclus de l’e-reporting.

À l’import et à l’export : la colonne Ligne débours des fichiers de factures reprend l’option — voir Import de factures.

Limites et cas particuliers

• La case ne vérifie rien. C’est à vous de vous assurer que la dépense remplit les conditions d’un débours ; en cas de contrôle, un débours mal qualifié est réintégré dans le chiffre d’affaires et soumis à la TVA.
• Documents antérieurs : les documents finalisés avant cette évolution gardent les montants, la TVA et la remise avec lesquels ils ont été émis. Ceux qui combinaient débours et remise globale restent comptés dans le chiffre d’affaires.
• Une ligne d’une facture finalisée n’est plus modifiable : pour corriger l’option après coup, il faut passer par un avoir.

Références officielles

• Article 267 du Code général des impôts (Légifrance) — exclusion des débours de la base d’imposition à la TVA, au II-2°.
• BOI-TVA-BASE-10-20-40-20 (BOFiP) — conditions d’exclusion des débours : mandat, comptes de passage, justification du montant exact.
• Norme AFNOR XP Z12-014, annexe A, cas d’usage n°16 — facture de débours dans le cadre de la facturation électronique.
• Déterminer mon chiffre d’affaires (URSSAF) — ce qui entre dans le chiffre d’affaires déclaré d’un micro-entrepreneur.