Rapprocher vos opérations bancaires

Rapprocher une opération bancaire, c’est la relier à ce qu’elle règle : un virement reçu à la facture qu’il paie, un prélèvement à la facture fournisseur correspondante. Une fois rapprochée, la facture passe à « Payée », le client sort des relances et votre trésorerie reflète la réalité.

Le rapprochement ne passe pas d’écriture par lui-même : ce sont les règlements qu’il crée ou qu’il relie — encaissements, paiements, recettes, dépenses — qui alimentent votre comptabilité.

Tout se passe dans le menu Trésorerie / Comptes bancaires, voir Liste des comptes bancaires et Compte bancaire.

Récupérer les opérations

Choisissez une seule source par compte : un compte connecté ne s’importe pas, et un compte importé ne se connecte pas. Mélanger les deux crée des doublons.

Connecter votre banque avec Linxo Accounts

La solution la plus simple : vos opérations arrivent d’elles-mêmes.

Dans Trésorerie / Comptes bancaires, cliquez sur « Connecter », puis choisissez l’extension Linxo Accounts.
Cliquez sur « Connecter une banque », choisissez votre banque et identifiez-vous dans la fenêtre de Linxo. Sélectionnez les comptes à synchroniser.
Chaque compte retenu apparaît dans la liste de vos comptes bancaires, avec les opérations des 30 derniers jours. La date « Synchronisation depuis le » du compte fixe le point de départ.

Les nouvelles opérations arrivent ensuite automatiquement. Pour forcer une mise à jour, utilisez « Mettre à jour » sur le compte ou « Synchroniser » sur la page de l’extension.

Bon à savoir :

une opération encore « En attente » à la banque ne peut pas être rapprochée : attendez qu’elle soit comptabilisée ;
l’autorisation donnée à votre banque expire régulièrement. Un bandeau « Reconnexion bancaire requise » vous invite alors à cliquer sur « Reconnecter », faute de quoi la synchronisation s’arrête ;
l’extension est disponible à partir de l’offre Starter.

Voir Linxo Accounts, Quelles sont les banques compatibles ? et Combien de comptes bancaires puis-je connecter ?.

Importer un relevé

Si votre banque n’est pas compatible, ou si vous préférez ne pas la connecter, importez le fichier de relevé téléchargé depuis votre banque en ligne.

Créez le compte avec « Nouveau compte » s’il n’existe pas encore.
Sur le compte, menu « ⋯ », choisissez « Importer ».
Sélectionnez le fichier, son format — CSV, Excel, OFX, QIF, CAMT, CFONB 120 ou 240 — puis vérifiez l’aperçu et cliquez sur « Lancer l’import ». Vous êtes notifié à la fin du traitement.

Les colonnes d’un fichier CSV ou Excel sont reconnues par leur nom (« Date », « Libellé », « Montant » ou « Débit » / « Crédit »…). Une colonne « Frais » crée une opération de commission distincte.

Voir Import des opérations bancaires et Que se passe-t-il si je ne connecte pas mon compte en banque ?.

Rapprocher une opération proposée

Ouvrez le compte : la liste des opérations à rapprocher s’affiche. Lorsque Altoviz reconnaît le document correspondant, la ligne affiche « N correspondance(s) trouvée(s) ».

Une proposition exige un montant identique au centime et un indice dans le libellé : le numéro de la facture, le nom du client, ou un rapprochement précédent avec le même libellé. L’étoile désigne la proposition dont la date est la plus proche.

Cliquez sur « Rapprocher » en face de la bonne proposition : le règlement est enregistré et la facture soldée. Rien n’est jamais rapproché sans votre validation — sauf par une règle automatique, voir plus bas.

Voir Opérations à pointer.

Rapprocher sans saisie préalable

Vous n’avez pas besoin d’avoir enregistré le paiement ou la dépense avant : le rapprochement les crée pour vous. Cliquez sur l’opération pour ouvrir son détail, puis choisissez le « Type d’opération » :

Type	Pour	Bouton « Créer »
Vente	un paiement reçu d’un client	« Encaissement client », « Recette »
Achat	un paiement à un fournisseur ou une dépense	« Facture fournisseur », « Paiement fournisseur », « Note de frais », « Autre dépense »
Autre	une opération sans client ni fournisseur : frais bancaires, apport, virement entre vos comptes	—

En Vente ou en Achat, la liste propose les factures encore dues : cochez celles que l’opération règle et cliquez sur « Rapprocher ». Si la pièce n’existe pas encore — une facture fournisseur jamais saisie, par exemple — le bouton « Créer » l’ouvre directement ; une fois enregistrée, elle est rapprochée de l’opération.

En Autre, choisissez recette, dépense, remboursement ou « Transfert de fonds », puis la classification et la TVA. Le lien « Répartir sur plusieurs classifications et/ou TVA » ventile une même opération, une facture de télécom à deux taux par exemple. Cochez « Créer une règle » pour que les prochaines opérations semblables soient traitées de la même façon.

Voir Détail d’une opération bancaire, Nouvel encaissement client, Association des paiements et Nouvelle recette.

Un paiement pour plusieurs factures

Un client règle trois factures en un seul virement :

Ouvrez l’opération et choisissez Vente.
Cochez les factures réglées. Le compteur « Reste à pointer » diminue à chaque facture.
Quand il atteint 0, cliquez sur « Rapprocher ».

Les factures peuvent appartenir à plusieurs clients — un virement d’un groupe pour ses filiales, par exemple : un encaissement est créé pour chacun.

Le rapprochement ne s’enregistre que si « Reste à pointer » est exactement à 0. Si le virement ne couvre pas entièrement une des factures, passez par « Créer » → « Encaissement client » : vous y indiquez vous-même le montant affecté à chaque facture dans la colonne « Répartition ». Voir le cas suivant.

Une facture payée en plusieurs fois

Chaque virement se rapproche séparément, avec « Créer » → « Encaissement client » du montant reçu, affecté à la facture. Entre deux virements, la facture reste partiellement payée et continue d’apparaître dans la liste avec son solde, ainsi que dans l’Échéancier.

Trop-perçu et moins-perçu

Le client a payé moins que prévu

Enregistrez ce qui a été reçu : « Créer » → « Encaissement client », avec le montant de l’opération affecté à la facture. Elle reste partiellement payée. Ensuite, selon la raison :

Le client doit encore la différence : relancez-le pour le solde, voir Que faire quand un client ne paie pas.
Des frais ont été retenus par la banque ou le prestataire de paiement : saisissez le montant facturé dans l’encaissement et le montant retenu dans « Dont frais/commissions ». La facture est entièrement réglée et les frais sont comptabilisés en charge.
L’écart ne sera jamais payé — quelques centimes, un arrondi : dans l’échéancier, menu de la ligne, « Solder » → « Écart de règlement ». La facture sort des impayés et l’écart est passé en charge. Voir Solder l’échéance.

Le client a payé plus que prévu

Enregistrez le montant reçu en entier : « Créer » → « Encaissement client », en affectant à la facture ce qu’elle doit. L’excédent reste sur l’encaissement, dans la colonne « Reste à répartir » de la Liste des règlements. Ensuite :

Il paiera une prochaine facture : rouvrez l’encaissement avec « Modifier » une fois la facture émise, et répartissez-y l’excédent ;
Vous le remboursez : rapprochez le virement de remboursement de la même manière.

Altoviz ne crée pas d’avoir automatiquement pour un trop-perçu.

Côté fournisseurs, l’écart de règlement n’existe pas : une facture fournisseur payée en partie reste partiellement payée.

Les opérations à ne pas rapprocher

Certaines opérations n’ont rien à voir avec votre activité : un virement entre deux comptes déjà rapproché de l’autre côté, une opération personnelle. Menu de la ligne, « Exclure » : elle sort de la liste sans être supprimée, et « Inclure » la réintègre. Voir Opérations exclues.

Corriger une erreur

Menu de la ligne, « Annuler le rapprochement » : l’opération redevient à rapprocher. Un règlement créé par le rapprochement ou par une règle est supprimé, et la facture redevient due ; un règlement qui existait déjà est simplement détaché de l’opération.

Automatiser les opérations récurrentes

Abonnements, loyers, frais bancaires, versements de votre prestataire de paiement : une règle bancaire reconnaît ces opérations par leur libellé ou leur montant et crée pour vous la recette, la dépense, le paiement fournisseur ou le transfert. Créez-la depuis « Règles » dans Trésorerie / Comptes bancaires, ou avec « Créer une règle » sur une opération.

Avec « Appliquer cette règle automatiquement à chaque mise à jour », l’opération est rapprochée sans confirmation : réservez-le aux opérations sans ambiguïté. Une règle « Encaissement client » enregistre l’encaissement sans l’affecter à une facture : il reste en « Reste à répartir » jusqu’à ce que vous le répartissiez. Pour régler une facture précise, rapprochez plutôt l’opération vous-même.

Les versements de Stripe ou SumUp vers votre banque se rapprochent en Autre → « Transfert de fonds » : le détail des paiements et des commissions est déjà suivi sur le compte du prestataire. Voir Extension Stripe : encaisser vos factures en ligne et SumUp.

Voir Liste des règles bancaires et Règle bancaire.