Envoyer vos e-mails depuis votre propre adresse

Par défaut, Altoviz expédie vos documents depuis sa propre adresse. Vos clients reçoivent donc un message qui ne vient pas de votre domaine — ce qui nuit à la reconnaissance de l’expéditeur, et parfois à la délivrabilité.

Ce guide raccorde votre propre service d’envoi. Comptez une dizaine de minutes.

Choisir la méthode

Cinq méthodes, qui ne répondent pas au même besoin.

Vous utilisez…	Méthode	Ce qu’il vous faut
Gmail ou Google Workspace	Google	Votre compte Google
Outlook ou Microsoft 365	Microsoft	Votre compte Microsoft
Déjà Brevo, Mailgun ou Mailjet pour vos campagnes	Brevo, Mailgun ou Mailjet	Le compte que vous avez déjà
Un domaine, et vous envoyez en volume	Resend, SendGrid ou MailerSend	Un compte chez l’un d’eux, et l’accès DNS de votre domaine
Autre chose — hébergeur, fournisseur d’accès	SMTP	Serveur, port, identifiant, mot de passe

Si vous utilisez déjà Brevo, Mailgun ou Mailjet pour vos campagnes, commencez par là : la même intégration sert à la fois à synchroniser vos contacts et à envoyer vos documents, et votre domaine y est sans doute déjà validé. Mailchimp et MailerLite font exception — ils ne synchronisent que les contacts et n’envoient pas.

Deux familles, au fond :

Google et Microsoft passent par votre boîte. Le message part de votre adresse et une copie reste dans vos éléments envoyés. C’est le plus simple, et le plus naturel si vous envoyez quelques documents par jour.

Brevo, Mailgun, Mailjet, Resend, SendGrid, MailerSend et SMTP expédient depuis votre domaine, sans passer par une boîte. Ils ont leur propre gestion d’historique d’envoi des e-mails.

Étape 1 — Raccorder le service

Rendez-vous dans Intégrations et ouvrez celle qui correspond à votre choix.

Google et Microsoft : dans le bloc Comptes de l’entreprise, cliquez sur Connecter un compte, authentifiez-vous chez le fournisseur, et acceptez l’autorisation. Altoviz ne demande que le droit d’envoyer en votre nom : il ne peut ni lire ni supprimer vos messages. Vous pouvez en raccorder plusieurs — voyez Plusieurs adresses plus bas.

Resend, SendGrid et MailerSend : créez une clé d’API dans votre compte — MailerSend parle de jeton, avec l’accès Email —, puis reportez-la dans Altoviz avec l’adresse et le nom d’expéditeur. SendGrid demande en plus la région de votre compte — une région incorrecte fait échouer l’authentification avec un message peu parlant.

Brevo, Mailgun et Mailjet : même principe, dans la section Envoi des e-mails de l’intégration. Mailjet demande un couple public key / secret key ; Mailgun demande en plus le domaine d’envoi. Mailgun et Mailjet ont chacun une région de compte, européenne ou américaine : une clé émise dans l’une ne fonctionne pas dans l’autre.

SMTP : dans le bloc Serveurs de l’entreprise, cliquez sur Configurer un serveur. Choisissez votre fournisseur dans la liste pour que le serveur, le port et le chiffrement se remplissent tout seuls, puis saisissez vos identifiants. Terminez par Tester la connexion avant d’enregistrer, puis par Envoyer un e-mail de test sur la ligne du serveur.

Quelle que soit l’intégration, terminez par Envoyer un e-mail de test : le bouton existe sur chacune, et un vrai message est la seule preuve qu’un compte fonctionne. Une clé peut être valide et l’envoi refusé, une autorisation acceptée et le droit d’envoyer manquant.

Étape 2 — Désigner le compte comme expéditeur

C’est l’étape qu’on oublie. Raccorder l’intégration ne change rien à l’adresse d’envoi tant que vous n’avez pas désigné le compte.

Allez dans Paramètres → E-mails, bloc Expéditeurs. Tant que rien n’a été fait, la première ligne, Expéditeur par défaut, affiche « Altoviz ». Choisissez-y le compte que vous venez de raccorder : le réglage s’enregistre aussitôt.

Les deux lignes suivantes n’ont d’intérêt que si vous voulez séparer vos envois :

Documents de vente — devis, factures, avoirs, relevés de prestations.

Relances — rappels de paiement et relances de devis, y compris ceux qu’Altoviz envoie tout seul. C’est la ligne à régler pour que vos relances partent d’une adresse dédiée.

Chacune suit l’expéditeur par défaut tant que vous ne lui donnez pas de compte à elle.

Étape 3 — Vérifier sur un vrai envoi

Créez une facture de test, envoyez-la à votre propre adresse, et contrôlez trois choses :

1. le message arrive bien en boîte de réception, et non dans les indésirables ;
2. l’expéditeur affiché est bien le vôtre ;
3. sur Google ou Microsoft, une copie figure dans vos éléments envoyés.

Si le message part en indésirables, la section suivante s’applique.

En cas de problème

« Erreur d’authentification » sur Google ou Microsoft. L’autorisation a expiré ou a été révoquée. Rouvrez l’intégration et cliquez sur Reconnecter. C’est normal : ces autorisations sont périodiquement renouvelées.

Microsoft refuse la connexion sur un compte d’entreprise. L’autorisation peut exiger l’accord d’un administrateur de votre organisation Microsoft 365. Transmettez-lui la demande.

Gmail ou Outlook refusent vos identifiants en SMTP. Ces fournisseurs n’acceptent pas votre mot de passe habituel : il faut créer un mot de passe d’application dans les réglages de sécurité du compte. C’est d’ailleurs une raison de préférer les intégrations Google et Microsoft au SMTP — elles s’appuient sur une autorisation révocable plutôt que sur un mot de passe stocké, et ne se cassent pas quand vous changez ce dernier.

Resend, SendGrid, MailerSend, Brevo, Mailgun ou Mailjet rejettent l’envoi. L’adresse ou le domaine d’expédition doit être validé chez eux, le plus souvent par des enregistrements DNS. Cette vérification se fait sur leur site ; Altoviz ne peut pas y suppléer.

Mailgun ou Mailjet renvoient une erreur d’authentification alors que la clé est bonne. Vérifiez la région du compte : ces deux services exploitent des régions distinctes, et une clé n’est valable que dans la sienne.

Les messages arrivent en indésirables. Envoyer depuis votre domaine ne suffit pas à convaincre les filtres : il faut que votre domaine les y autorise. Faites vérifier par votre prestataire DNS que les enregistrements SPF et DKIM du domaine couvrent bien le service d’envoi choisi. C’est la cause la plus fréquente, et elle ne se règle pas dans Altoviz.

Les envois en nombre s’arrêtent en cours de route. Les comptes Gmail et Microsoft ont des quotas d’envoi journaliers, indépendants d’Altoviz. Au-delà de quelques dizaines de messages par jour, orientez-vous vers Resend, SendGrid, MailerSend ou un SMTP dimensionné pour cela.

Plusieurs adresses, et celle de chacun

Google, Microsoft et SMTP acceptent plusieurs comptes pour l’entreprise : ajoutez-en un second par + Ajouter un compte — + Ajouter un serveur pour SMTP — puis donnez-lui une ligne dans Paramètres → E-mails. Les autres intégrations n’en ont qu’un.

Chaque collaborateur peut aussi raccorder sa propre adresse, dans le bloc Mon compte de l’intégration Google ou Microsoft, ou Mon serveur pour SMTP — une par personne. Elle ne devient pas l’expéditeur de la société — la facturation ne doit pas dépendre d’une personne — mais elle est proposée au moment de l’envoi, dans le champ De de la fenêtre.

Un collaborateur n’a pas besoin d’être administrateur pour cela : il ouvre Intégrations, où seules ces trois intégrations lui sont proposées, et n’y configure que son propre compte.

Pour que chacun envoie spontanément depuis la sienne, cochez, sous les trois lignes d’expéditeurs : « Chacun envoie depuis son adresse personnelle quand elle est connectée ». La fenêtre d’envoi proposera alors l’adresse de la personne qui écrit, et l’entreprise restera l’expéditeur de tout ce qui part automatiquement.

Un compte personnel peut enfin être partagé avec l’équipe, depuis son propre bloc : vos collègues pourront le choisir à l’envoi.

Ce que cela change ensuite

Tous vos envois — devis, factures, avoirs, relances, attestations — partent désormais de votre adresse. Le contenu des messages, lui, se personnalise séparément dans Paramètres → E-mails : objet, corps, variables et style.

Revenir en arrière est immédiat : resélectionnez Altoviz comme expéditeur, ou déconnectez l’intégration. Une intégration déconnectée alors qu’elle servait d’expéditeur fait repartir vos e-mails d’Altoviz : rien ne s’arrête.