Indicateurs du tableau de bord

Cette page donne le mode de calcul de chaque indicateur. Elle explique aussi pourquoi deux chiffres apparemment voisins peuvent différer — ce qui est presque toujours une question de base ou de période, non d’erreur.

Deux façons de compter le chiffre d’affaires

C’est la distinction la plus importante du tableau de bord.

Base	Ce qui est compté	Quand
Engagement	Les factures émises sur la période	À la date du document
Encaissé	Les règlements reçus sur la période	À la date du règlement

CA d'engagement = Σ factures HT − Σ avoirs HT      (sur la période)
CA encaissé     = Σ règlements reçus               (sur la période)

Une facture de janvier réglée en mars compte en janvier sur la base engagement, en mars sur la base encaissé. Les deux chiffres sont justes ; ils ne répondent pas à la même question.

En micro-entreprise, la base encaissée est imposée : c’est elle qui sert à la déclaration URSSAF, et le tableau de bord bascule dessus automatiquement.

Sont exclus des deux : les brouillons, et les documents rejetés ou en erreur de facturation électronique.

Comparaison de période

Chaque tuile compare la période choisie à deux références :

• N-1 : la même période l’an dernier ;
• période précédente : l’intervalle de même durée qui précède immédiatement.

Évolution = (période − référence) ÷ référence × 100

Le pourcentage n’est pas affiché lorsque la référence vaut 0 — une progression « infinie » n’ayant aucun sens.

Marge

Marge = Σ (montant HT de la ligne, remises déduites − prix d'achat × quantité)

Les avoirs sont soustraits. Une ligne sans prix d’achat compte pour 100 % de marge : sans coût connu, la totalité du montant est de la marge.

Taux de marge — le graphique ne retient que les lignes portant un prix d’achat :

Taux = marge des lignes concernées ÷ chiffre d'affaires de ces mêmes lignes

Il est calculé par période, en divisant deux sommes — jamais en faisant la moyenne des taux de chaque période, ce qui donnerait un résultat faux.

Couverture marge :

Couverture = chiffre d'affaires des lignes ayant un prix d'achat ÷ chiffre d'affaires total

C’est l’indicateur à regarder avant les deux précédents. En pratique, très peu de lignes portent un prix d’achat : lorsque la couverture est faible, le graphique de marge affiche essentiellement votre chiffre d’affaires. L’application le signale par un bandeau.

Voir Marge, taux de marge et taux de marque.

Remises accordées

Remises = Σ (montant brut − montant net) des factures − idem des avoirs
Part    = remises ÷ montant brut

La soustraction se fait au niveau du document, ce qui capte d’un coup les remises de ligne et la remise globale.

Encours client

Encours = Σ des montants restant dus sur les échéances non soldées

Les avoirs en attente viennent en déduction. La limite comparée est celle de la fiche du client, à défaut celle des paramètres de vente ; sans limite définie, l’encours n’est pas plafonné.

Position nette

Position nette = créances clients − dettes fournisseurs

Elle est calculée à aujourd’hui et n’est volontairement pas liée au sélecteur de période : c’est une photographie, pas un flux.

Solde prévisionnel

Part du solde bancaire actuel, puis projette jour par jour :

• les échéances client attendues, en entrée ;
• les échéances fournisseurs et collaborateurs, en sortie ;
• les factures récurrentes à venir ;
• les échéances déjà échues et non réglées, reportées sur aujourd’hui.

C’est une projection sur les engagements connus : elle ignore ce qui n’est pas encore facturé.

Délai de paiement

Pour chaque règlement rapproché :

Délai de paiement = date du règlement − date de la facture
Retard            = date du règlement − date d'échéance     (négatif si payé en avance)

Le chiffre mis en avant est la médiane, pas la moyenne. La médiane décrit le client typique ; la moyenne est tirée vers le haut par quelques factures très en retard. Les deux peuvent différer beaucoup — il n’est pas rare d’avoir une médiane à 0 jour et une moyenne à plus d’un mois.

La part en retard est calculée en montant, non en nombre de factures :

Part en retard = Σ montants réglés après échéance ÷ Σ montants réglés

Balance âgée

Répartit les montants restant dus selon l’écart entre la date d’échéance et aujourd’hui :

Retard	Tranches
Échu	plus de 90 j · 60 j · 30 j · 15 j · 7 j · 1 j
	Aujourd’hui
À venir	1 j · 7 j · 15 j · 30 j · 60 j · 90 j

L’horizon est de 90 jours. Les mêmes tranches servent côté clients et côté fournisseurs, ce qui permet de comparer les deux graphiques.

À relancer

Les clients ayant au moins une échéance dépassée, classés par montant :

Montant en retard = Σ des montants restant dus échus
Ancienneté        = aujourd'hui − échéance la plus ancienne

La date de dernière relance est rappelée. Cette tuile n’est pas liée à la période : c’est un retard constaté à ce jour.

À traiter

Les tâches en attente, elles aussi indépendantes de la période :

Élément	Ce qui est compté
Factures en brouillon	Non finalisées
Factures jamais envoyées	Finalisées sans envoi enregistré
Devis proches de l’expiration	Validité dans les 15 jours
Achats incomplets	Saisie inachevée
Achats sans justificatif	Sans pièce et non dispensés
Anomalies de facturation électronique	Document bloqué

Entonnoir des devis

Le nombre et le montant des devis par état — en cours, envoyés, acceptés, refusés, facturés. Les devis clôturés sont exclus. Aucun taux de transformation n’est calculé : l’entonnoir affiche les effectifs, la lecture du rapport vous appartient.

Ventes par collaborateur

Ventes = Σ des montants HT des factures attribuées au collaborateur

Le collaborateur retenu est celui du document, à défaut celui de la fiche du client. Les avoirs ne sont pas déduits de ce graphique : sur une période comportant des avoirs, il ne se recoupe pas exactement avec les graphiques de chiffre d’affaires. Les cinq premiers sont détaillés, les autres regroupés.