E-mails

Y accéder

Menu Paramètres → E-mails, ou https://app.altoviz.com/go/settings/emailing.

Expéditeurs

Les comptes depuis lesquels vos messages partent. Par défaut, Altoviz expédie pour vous ; raccorder votre propre boîte fait arriver les messages depuis votre adresse, ce qui améliore nettement la délivrabilité et la confiance du destinataire. Les comptes se raccordent dans Extensions, et se choisissent ici.

Trois lignes, de la plus générale à la plus précise :

Expéditeur par défaut : tous les e-mails partent de ce compte, sauf ceux réglés en dessous. « Altoviz » tant que vous n’avez rien choisi.

Documents de vente : devis, factures, avoirs, relevés de prestations. « Utiliser l’expéditeur par défaut » tant que vous ne leur donnez pas de compte à eux.

Relances : rappels de paiement et relances de devis, y compris ceux envoyés automatiquement. C’est la ligne qui sert à faire partir les relances d’une adresse dédiée — recouvrement@ plutôt que contact@.

Seuls les comptes de l’entreprise sont proposés, et chacun est nommé par son adresse suivie de son extension : deux comptes peuvent porter la même adresse — un serveur SMTP et une boîte Microsoft, par exemple — et c’est l’extension qui les distingue. Un compte qui ne peut pas envoyer pour l’instant est affiché « à reconnecter » et ne peut pas être choisi.

Chacun envoie depuis son adresse personnelle quand elle est connectée : à l’envoi, chaque collaborateur se voit proposer son propre compte plutôt que celui de l’entreprise, et peut toujours en changer dans la fenêtre d’envoi. Les e-mails partis tout seuls — relances programmées, factures récurrentes — continuent d’utiliser les comptes ci-dessus : ils ne sont envoyés par personne en particulier, et l’entreprise doit continuer de facturer le jour où ce collaborateur s’en va.

Choisir un compte autre qu’Altoviz demande l’édition Starter.

Modèles de message

Un modèle par type d’envoi — devis, facture, avoir, relance, attestation. Chacun porte son objet et son corps de message.

Les modèles acceptent des variables, remplacées à l’envoi par les valeurs du document : numéro, nom du client, montant, date d’échéance, lien de paiement. La liste applicable est proposée à la saisie.

Personnalisation du style des emails : les couleurs, la police et la mise en page communes à tous les messages. Un aperçu s’affiche en direct.

Ce qui se passe ensuite

Les modèles pré-remplissent la fenêtre d’envoi, où ils restent modifiables au cas par cas — voir Envoi par email.

Limites et cas particuliers

Modifier un modèle ne change pas les messages déjà envoyés : le contenu est figé au moment de l’envoi et conservé dans l’historique du document.