Import des données
L’import sert à reprendre vos données existantes lors d’un changement de logiciel, ou à charger un lot ponctuel. Chaque type de donnée a son propre écran et son propre fichier d’exemple.
Y accéder
Section intitulée « Y accéder »Menu Paramètres → Import des données, ou https://app.altoviz.com/go/import.
Les imports disponibles
Section intitulée « Les imports disponibles »| Import | Ce qu’il reprend | Fichier d’exemple |
|---|---|---|
| Import des clients | Le fichier clients, avec adresses de facturation et de livraison | CSV · Excel |
| Import des fournisseurs | Le fichier fournisseurs | CSV · Excel |
| Import de produits/services | Le catalogue, avec prix, TVA, unités et familles | CSV · Excel |
| Import de devis | Un historique de devis, lignes comprises | CSV · Excel |
| Import de factures | Un historique de factures de vente, lignes comprises | CSV · Excel |
| Import de règlements | Les encaissements et paiements, pointés ou non | CSV · Excel |
| Import des classifications | Le plan de classification et ses comptes | CSV · Excel |
| Import des opérations bancaires | Un relevé, dans un compte bancaire donné | CSV · Excel |
Partez du fichier d’exemple. Il porte les en-têtes exacts que l’import reconnaît : remplacer son contenu par le vôtre est plus sûr que de composer un fichier de zéro. Les colonnes acceptées, leurs synonymes et leur type sont détaillés sur la page de chaque import.
Deux écrans supplémentaires reprennent directement le format des exports QuickBooks, sans retouche du fichier : Clients (Quickbooks) et Produits et services (Quickbooks). La marche à suivre côté QuickBooks est décrite dans Import des clients de Quickbooks et Import des produits & services de Quickbooks.
Comment se déroule un import
Section intitulée « Comment se déroule un import »Tous les écrans suivent les mêmes trois étapes :
- Sélectionnez un fichier à importer. Réglez d’abord le format, la région et l’encodage, puis déposez le fichier.
- Vérifiez les données. Un aperçu montre ce qu’Altoviz a compris, et les erreurs s’affichent en rouge. Rien n’est encore écrit : c’est le moment de corriger.
- Import en cours. Le traitement a lieu sur nos serveurs ; une notification vous prévient lorsqu’il est terminé.
Les formats de fichier, l’encodage et l’écriture de chaque type de donnée sont détaillés dans Format des fichiers d’import.
Conseils avant de se lancer
Section intitulée « Conseils avant de se lancer »Partez du fichier d’exemple. Chaque écran en propose un, en CSV et en Excel. Remplacer son contenu par le vôtre est plus sûr que de deviner les en-têtes.
Testez sur quelques lignes. Importez cinq lignes, vérifiez le résultat dans l’application, puis lancez le fichier complet.
Respectez l’ordre. Importez les clients et le catalogue avant les devis et les factures : les documents se rattachent aux tiers et aux articles par leur code, et un code inconnu ne peut pas être rapproché.
L’import n’écrase rien à l’aveugle. Une ligne dont le code correspond à une fiche existante met celle-ci à jour ; les autres créent de nouvelles fiches. Sans code, chaque import crée des doublons.
Ce qui se passe ensuite
Section intitulée « Ce qui se passe ensuite »À la fin du traitement, un récapitulatif indique ce qui a été créé et ce qui a échoué — voir Résultat de l’import.