Que faire quand un client ne paie pas

Une facture qui n’est pas réglée à son échéance n’est pas forcément un impayé : un oubli, un virement mal affecté ou une facture égarée en sont souvent la cause. On procède donc par étapes, de la plus aimable à la plus ferme :

repérer le retard et vérifier que le paiement n’est pas déjà arrivé ;
relancer à l’amiable, et faciliter le paiement ;
mettre le client en demeure, puis engager une procédure si rien ne bouge ;
en dernier recours, constater la perte.

Altoviz vous accompagne pour les deux premières étapes et pour la dernière. La mise en demeure et les procédures de recouvrement se font en dehors de l’application.

Repérer les factures en retard

Une facture finalisée dont une échéance est dépassée apparaît à plusieurs endroits :

Liste des factures : la tuile et le filtre « À relancer », et l’étiquette rouge « Retard » — ou « Retard de X € » si seule une partie est en retard. Voir Liste des factures.
Échéancier (Trésorerie / Échéancier) : cochez « Uniquement les échéances en retard » pour ne voir que les sommes échues, client par client. Voir Échéancier.
Accueil : la tâche « Factures en retard de paiement », reprise dans le rapport d’activité envoyé par e-mail.
Liste des clients : le filtre « Retard de paiement ».
Tableau de bord Trésorerie : la tuile « À relancer » classe les clients par montant en retard, avec la date de leur dernière relance, et la balance âgée montre depuis combien de temps les sommes sont dues. Disponible à partir de l’offre Booster. Voir Trésorerie.

Une facture n’est considérée « à relancer » qu’après un délai de tolérance, réglé dans Paramètres / Alertes par « Être alerté lorsqu’une facture arrive à échéance ». Ce réglage ne déclenche aucune notification : il décale seulement le moment où la facture passe en retard. Voir Alertes.

Vérifier que le paiement n’est pas déjà arrivé

Avant de relancer, assurez-vous que le client n’a pas déjà payé :

Un règlement non réparti : dans la Liste des règlements, la colonne « Reste à répartir » signale un encaissement enregistré mais rattaché à aucune facture. La facture reste alors comptée comme impayée.
Un virement reçu mais pas encore pointé sur votre compte bancaire : voir Opérations à pointer.
Un paiement en ligne en cours : l’étiquette « Paiement en ligne en cours » sur la facture indique que le client a commencé à payer.

Si l’argent est bien arrivé, enregistrez-le avec « Régler » sur la facture ou dans l’échéancier : la facture sort des retards.

Relancer à l’amiable

Envoyer une relance

L’action « Relancer » prépare un e-mail de rappel de paiement. Elle se trouve :

sur la facture, dans le menu des actions ;
dans l’échéancier, sur la ligne de l’échéance ;
sur le client, dans le menu « ⋯ » : un seul e-mail récapitule alors toutes ses factures impayées.

Lorsque des échéances sont en retard, seules celles-ci sont reprises dans la relance. L’e-mail rappelle, pour chacune, le numéro de la facture et sa date d’échéance, avec un bouton « Voir la facture » qui ouvre la facture en ligne — où le client peut la payer directement si le paiement en ligne est activé. Voir Relance par email.

Pour joindre le PDF des factures, cochez « Inclure les documents en pièce jointe » sur le client. Pour adapter le texte, créez un modèle de type « Relance » dans Paramètres / E-mails (offre Booster).

Chaque relance est tracée : « Relancée le … » dans l’échéancier, et dans l’onglet « Activités » du client.

Joindre un relevé de compte

Si le client a plusieurs factures en souffrance, le relevé de compte lui donne une vue d’ensemble : factures, règlements et solde sur une période. Sur le client, menu « ⋯ », choisissez « Imprimer le relevé de compte », puis envoyez le PDF. Voir Impression des relevés de comptes.

Faciliter le paiement

Un client paie plus vite quand payer lui demande un seul clic :

Le paiement en ligne : connectez une extension de paiement, par exemple Stripe ou GoCardless, puis activez « Paiement en ligne » dans les options de paiement de la facture. Le bouton de la relance mène alors à une page de paiement.
Le lien de la facture : l’action « Partager » donne un lien à transmettre par tout autre moyen — SMS, messagerie. Voir Partage du document.
Un paiement en plusieurs fois : si le client a des difficultés passagères, un échéancier vaut mieux qu’un impayé. Les échéances se règlent dans les Conditions de paiement ; pour une facture déjà finalisée, convenez des dates avec le client et suivez les encaissements partiels dans l’échéancier.

Réclamer les pénalités de retard

Entre professionnels, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sont dues dès le lendemain de l’échéance, sans qu’un rappel soit nécessaire. Elles doivent figurer sur vos factures : renseignez-les dans Paramètres / Ventes, rubrique des factures. Voir Ventes.

Altoviz imprime ces mentions mais ne calcule ni ne facture les pénalités. Si vous décidez de les réclamer, créez une facture distincte à la main. Beaucoup d’entreprises s’en servent surtout comme argument dans la relance plutôt que de les facturer systématiquement — c’est une décision commerciale.

Ces pénalités ne s’appliquent pas aux particuliers.

Si les relances restent sans réponse

Ces étapes se déroulent en dehors d’Altoviz.

La mise en demeure : une lettre recommandée avec accusé de réception qui réclame le paiement sous un délai précis et annonce les suites. Elle est un préalable à la plupart des procédures et, face à un particulier, c’est elle qui fait courir les intérêts de retard. Joignez-y la facture et le relevé de compte édités depuis Altoviz.

Le recouvrement : selon le montant et le client, plusieurs voies existent — procédure simplifiée de recouvrement des petites créances auprès d’un commissaire de justice, injonction de payer devant le tribunal, ou recours à une société de recouvrement. Les démarches sont décrites sur entreprendre.service-public.fr.

Ne tardez pas : une créance se prescrit, et le délai est plus court lorsque votre client est un particulier.

Quand le client ne paiera pas

Lorsque vous savez que la somme ne sera pas encaissée, ne laissez pas la facture en retard indéfiniment : elle fausse votre trésorerie prévisionnelle et vos relances.

Solder l’échéance : dans l’échéancier, menu de la ligne, « Solder ». Deux motifs vous sont proposés :

« Client douteux » : la créance est transférée au compte de clients douteux. C’est l’étape comptable à franchir dès qu’un recouvrement devient incertain — un client en redressement judiciaire, une procédure engagée.
« Écart de règlement » : pour une petite différence que vous n’encaisserez pas, quelques centimes ou un arrondi.

L’échéance passe à « Soldée » et ne figure plus dans les retards ni dans la balance âgée. Une écriture d’opérations diverses est passée en comptabilité ; « Désolder » l’annule. Voir Solder l’échéance.

Annuler la facture par un avoir : si la vente elle-même est remise en cause — litige, prestation non réalisée, geste commercial — émettez un avoir avec « Annuler/Créer un avoir ». C’est le seul moyen de corriger votre chiffre d’affaires et la TVA collectée. Voir Création d’un avoir pour la facture.

La TVA dépend de votre régime, réglé dans TVA :

TVA sur les encaissements : une facture impayée n’a jamais rendu la TVA exigible, il n’y a rien à récupérer.
TVA sur les débits : la TVA a été déclarée à l’émission de la facture. Elle ne se récupère que lorsque la créance est définitivement irrécouvrable, avec une facture rectificative.

La perte sur créance irrécouvrable — le passage définitif en perte et la régularisation de TVA — se décide avec votre expert-comptable : elle suppose de pouvoir justifier que la créance est réellement perdue.

Éviter les impayés

Fixez un encours autorisé sur vos clients, ou une valeur par défaut dans Paramètres / Ventes. Au-delà, le formulaire du document affiche l’encours en rouge, et la finalisation d’une facture demande une confirmation « Encours client dépassé ». C’est un avertissement, pas un blocage. Voir Client.
Demandez un acompte à la commande pour les montants importants. Voir Facture d’acompte.
Proposez le prélèvement automatique à vos clients réguliers : avec un moyen de paiement enregistré, la facture est prélevée à chaque échéance sans qu’ils aient à agir.
Raccourcissez les délais pour les nouveaux clients, dans leurs conditions de règlement.
Envoyez vos factures dès la fin de la prestation, avec le paiement en ligne activé.