Envoi par email
L’envoi par e-mail transmet le document au client depuis l’application et enregistre l’événement dans son historique.
Quand cette fenêtre s’ouvre
Section intitulée « Quand cette fenêtre s’ouvre »Depuis un document, par l’action Envoyer. Également proposée automatiquement juste après la finalisation d’une facture.
De : le compte d’où part ce message. Il propose d’emblée celui que votre société a réglé dans Paramètres → E-mails pour ce type de document — ou votre propre adresse, si la société a choisi que chacun envoie depuis la sienne.
La liste réunit les comptes que vous pouvez utiliser : Altoviz, les comptes de l’entreprise, le vôtre si vous en avez raccordé un, et ceux que des collègues ont partagés avec l’équipe. Chacun est suivi de ce qu’il est — « compte de l’entreprise », « mon compte », « partagé par Camille » — car deux comptes peuvent porter la même adresse.
Ce choix ne vaut que pour cet envoi : il ne change pas le réglage de la société, et le prochain message repartira de l’expéditeur habituel.
À : les destinataires. Pré-remplis avec le contact de facturation du client et son adresse de facturation.
Copie et Copie cachée : destinataires supplémentaires. Vous pouvez vous mettre systématiquement en copie depuis les paramètres d’e-mails.
Objet et Message : pré-remplis par le modèle correspondant au type de document. Ils acceptent des variables — numéro du document, nom du client, montant, date d’échéance — qui sont remplacées à l’envoi. Les modèles se personnalisent dans Paramètres → E-mails.
Pièces jointes : le PDF du document est joint automatiquement. Vous pouvez en ajouter d’autres, notamment depuis les documents rattachés au client.
Inclure un lien de paiement : ajoute au message un bouton de paiement en ligne, si un moyen de paiement est activé.
Ce qui se passe ensuite
Section intitulée « Ce qui se passe ensuite »Le document est marqué Envoyé et l’envoi est inscrit dans son historique, avec sa date et ses destinataires. C’est cette marque qui le fait sortir de la liste « À envoyer ».
Un devis envoyé passe à l’état Envoyé ; il reste en attente de réponse du client.
Erreurs et messages
Section intitulée « Erreurs et messages »Un envoi peut échouer si le client n’a pas d’adresse e-mail renseignée, ou si l’adresse est invalide. Le document n’est alors pas marqué comme envoyé et vous pouvez corriger le client avant de recommencer.
Limites et cas particuliers
Section intitulée « Limites et cas particuliers »Un brouillon ne peut pas être envoyé : finalisez-le d’abord.