Note de frais
Y accéder
Section intitulée « Y accéder »Depuis la liste des notes de frais, par Nouvelle note de frais, ou par le bouton Créer de la barre supérieure. Un sélecteur propose alors de choisir entre une note de frais, une facture fournisseur et une dépense en compte d’associé.
Collaborateur (obligatoire) : la personne qui a avancé la dépense et sera remboursée. Pré-rempli avec vous-même si votre compte est rattaché à un collaborateur.
Fournisseur (facultatif) : le commerçant ou prestataire concerné. Utile pour retrouver la dépense, mais non obligatoire — la contrepartie de la note reste le collaborateur.
Date : la date de la dépense.
Objet : le motif de la dépense — « Déjeuner client », « Fournitures de bureau ».
Classification : la ventilation comptable et analytique.
Montant HT, TVA, Montant TTC : le montant de la dépense. La TVA renseignée alimente votre TVA déductible.
Justificatif : le ticket ou la facture, en PDF ou en photo. La reconnaissance automatique pré-remplit la date et les montants ; vérifiez-les.
L’onglet Suivi
Section intitulée « L’onglet Suivi »Il retrace le parcours de la note : saisie, validation ou rejet avec son motif, puis remboursement.
Ce qui se passe ensuite
Section intitulée « Ce qui se passe ensuite »La note part à l’état En attente. Une fois validée, elle crée une dette envers le collaborateur, à régler par un remboursement.
Limites et cas particuliers
Section intitulée « Limites et cas particuliers »Une note sans justificatif reste signalée « À justifier ». Certaines dépenses en sont légitimement dispensées : marquez-les comme telles plutôt que de laisser l’alerte.
Pour un déplacement en véhicule personnel, utilisez l’indemnité kilométrique, qui calcule le montant d’après le barème — voir Indemnité kilométrique.