# Créer une facture fournisseur Une facture d'achat entre dans Altoviz de trois façons : en important le fichier reçu, en transférant l'email du fournisseur, ou en la saisissant à la main. Cette fenêtre vous fait choisir. ## Quand cette fenêtre s'ouvre Depuis la liste des factures fournisseurs, par **Nouvelle facture fournisseur** ; depuis le bouton **Créer** de la barre supérieure ; ou par le raccourci clavier `n g`. ![Fenêtre « Nouvelle facture fournisseur »](./nouvelle-facture-fournisseur.jpg) ## Depuis un fichier _« Importez une facture ou un ticket de caisse pour une analyse et une pré-saisie. »_ Cliquer sur cette carte ouvre le sélecteur de fichiers de votre ordinateur. Le fichier est analysé, puis le formulaire s'ouvre **déjà rempli** : fournisseur, date, numéro et montants. - Formats acceptés : **PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP, HEIC/HEIF**. - **Un fichier à la fois.** Pour plusieurs factures, répétez l'opération. - Un format refusé affiche « Format de fichier non pris en charge ». L'analyse prend quelques secondes — la fenêtre affiche _« Document en cours d'analyse »_. Si le PDF contient une facture électronique (Factur-X), ses données sont lues telles quelles ; sinon, la facture est déchiffrée par reconnaissance automatique. **Vérifiez toujours le résultat**, en particulier le nom du fournisseur et la ventilation de TVA. Les valeurs peu sûres sont signalées par une icône **À vérifier** dans la liste. ## Depuis un email _« Depuis votre boîte mail, transférez vos emails fournisseurs à l'adresse ci-dessous pour une analyse puis une récupération automatique des pièces jointes. »_ La carte affiche l'adresse email propre à votre dossier. Cliquer dessus la copie dans le presse-papiers. ### Cette adresse est à usage interne uniquement **Ne la communiquez pas à vos fournisseurs.** Seuls les utilisateurs actifs de votre dossier peuvent y écrire — c'est ce qui vous évite de recevoir du courrier non sollicité. Un email venant d'une autre adresse est ignoré. La bonne façon de procéder : 1. Votre fournisseur envoie sa facture à l'adresse email **de votre entreprise**, comme d'habitude. 2. Vous **transférez** le message à l'adresse Altoviz, depuis l'adresse email de votre compte utilisateur. Deux habitudes font gagner du temps : - **Ajoutez l'adresse Altoviz à votre carnet d'adresses**, sous le nom "Facture Altoviz" par exempl, pour la retrouver en tapant les premières lettres. - **Automatisez le transfert** par une règle de votre messagerie, par exemple : _si l'expéditeur est le fournisseur X et que l'objet contient « facture », alors transférer à Altoviz_. ### Ce qui est récupéré - **Une facture fournisseur est créée par pièce jointe acceptée** : un email portant trois factures en donne trois. - Les pièces jointes d'un message **transféré en pièce jointe** sont lues elles aussi. - Mêmes formats que l'import de fichier : PDF, JPEG, PNG, TIFF, BMP, HEIC/HEIF. - **Le corps du message n'est pas lu.** Une facture collée dans le texte de l'email, sans être jointe, n'est pas récupérée. - Le fichier est rangé dans le dossier **Temporaire** de vos documents, et la facture porte la note _« Créé depuis le fichier … envoyé par mail le … »_. La boîte est relevée en continu : comptez quelques instants entre l'envoi et l'apparition de la facture. Rien n'est à valider — la facture est créée directement, à l'état **À compléter**. ## Saisir _« Créez une nouvelle facture fournisseur manuellement. »_ Ouvre le formulaire vide. Voir [Facture fournisseur](/fr/reference/achats/facture-fournisseur). ## Ce qui se passe ensuite Quelle que soit l'option, vous obtenez une facture fournisseur à compléter : il reste à vérifier le fournisseur, à renseigner la classification et la ventilation de TVA, puis à enregistrer. Voir [Liste des factures fournisseurs](/fr/reference/achats/liste-des-factures-fournisseurs). ## Erreurs et messages Le traitement des emails ne répond jamais à l'expéditeur : **il vous prévient par une notification** dans l'application. | Notification | Cause | | ----------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | « Une dépense à été créée pour le fichier … » | Tout s'est bien passé | | « L'expéditeur … n'est pas un utilisateur actif de votre dossier. L'email a été ignoré. » | Le message vient d'une adresse qui n'est pas celle d'un utilisateur actif — l'adresse du fournisseur, ou votre adresse personnelle | | « Aucune pièce jointe n'a été trouvé dans l'email. » | Le message ne portait aucun fichier | | « Les pièces jointes trouvées ne sont pas au bon format : … » | Aucune pièce jointe n'était un PDF ni une image | Voir [Notifications](/fr/reference/accueil/notifications). ## Limites et cas particuliers **L'adresse de transfert reconnaît l'expéditeur au caractère près.** Si vous transférez depuis une adresse secondaire — un alias, votre messagerie personnelle, un compte collaborateur désactivé — le message est ignoré. Vérifiez l'adresse enregistrée sur votre compte utilisateur. **Les très petits fichiers sont écartés** : une signature d'email ou un logo joint par mégarde ne crée pas de facture. **Les factures reçues par la plateforme de facturation électronique n'empruntent aucun de ces chemins** : elles sont créées automatiquement, pièce jointe comprise. Voir [Facturation électronique](/fr/reference/facturation-electronique/facturation-electronique). Pour une note de frais ou une dépense en compte d'associé, la même fenêtre ne propose que **Depuis un fichier** et **Saisir**. Voir [Note de frais](/fr/reference/achats/note-de-frais) et [Dépense en compte d'associé](/fr/reference/achats/depense-en-compte-d-associe).